La tua azienda ha più di 20 anni?

Hai difficoltà a trovare nuovi clienti nonostante ti sembri di passare tutte le ore lavorative sui social media?

Pensi che i tuoi collaboratori potrebbero lavorare in maniera più efficace ma non sai come organizzarli?

C’è un clima pesante e poco collaborativo?

Pensi che rivolgersi ad una società di consulenza siano soldi buttati? In fondo il commercialista è il mio migliore amico ed è esperto di tutto, no?

Se hai risposto di sì ad almeno una delle precedenti domande, congratulazioni, sei nella stessa situazione di migliaia di altre imprese italiane. Ma non preoccuparti, se sei disposto a metterti in gioco, c’è ancora speranza di salvare la tua azienda!

Molti imprenditori, soprattutto quelli che non hanno avuto una formazione manageriale ma hanno appreso sul campo (con lacrime e sangue, direbbe mio padre), sono altamente resistenti all’idea di avere degli sconosciuti all’interno della loro azienda ad evidenziare i propri errori di gestione.

Eppure la crescente complessità del mondo in cui viviamo pone sempre nuove sfide e pochi sono attrezzati per fronteggiarle: tecnologie sempre più impegnative, modelli gerarchici in crisi, internazionalizzazione, apertura di nuovi mercati, emersione e scomparsa di bisogni da parte dei consumatori, difficoltà nel reperire finanziamenti, solo per citarne alcuni.

Ti dirò di più, nessun cambiamento in azienda può avvenire senza un forte sostegno di tutto il management team che non sia però solo a parole, ma calato nella realtà operativa. Perché se è facile dire “io promuovo questo progetto”, la vera prova è nella quotidianità, quando si deve decidere quale dipendente distogliere dalle sue abituali mansioni per impiegarlo, a discapito di queste ultime, in tale ruolo. 

E qui sta il dilemma: dare priorità ai progetti preesistenti che fanno cassa o ai cambiamenti di medio e lungo termine per i quali i benefici saranno visibili – se ci saranno – solo mesi se non anni dopo l’investimento iniziale?

Ti dò un indizio: nel business non esistono una risposta giusta e una sbagliata, perché il processo decisionale prende in considerazione diversi fattori, la maggior parte dei quali non è nemmeno influenzabile da noi. Quello che però posso affermare con certezza è che chi si ferma è perduto. 

Se non sei ancora convinto della necessità di agire ora, leggi cosa è successo a Marco (nome di fantasia, per la tutela della privacy), un imprenditore come te, che aveva riscontrato dei problemi di scarsa performance e spese incontrollabili in azienda ma non riusciva a trovarne le cause.

Marco ha una media impresa, fondata 15 anni fa, con circa 50 dipendenti, di cui un terzo impiegati e i due terzi operai. Nell’ultimo anno, con l’ingresso di un paio di nuovi collaboratori il flusso di lavoro che prima sembrava scorrere senza particolari difficoltà si blocca inaspettatamente, se ci sono problemi non vengono affrontati sul nascere ma nascosti, gli acquisti sono spesso fuori budget o gli ordini sono effettuati senza prima avere tutte le autorizzazioni necessarie. Ma cosa è successo? Eppure Marco ha assunto nuove persone con l’intento di alleggerire e ridistribuire il carico di lavoro ed essere più efficienti!  

Ti ritrovi nella situazione di Marco? Ti stai chiedendo cosa è successo? 

Marco purtroppo è incappato in un errore di “ingenuità”: ha inserito due nuovi dipendenti in un ambiente non formalizzato pensando che si sarebbero integrati senza necessità di nessun intervento da parte sua. Ma non solo. Analizzando i processi ci siamo accorti che il livello di digitalizzazione è basso, sono in uso il pacchetto Office e un gestionale sviluppato su misura da un informatico, che deve intervenire ogni volta ci siano errori da parte degli utenti. Le interfacce della contabilità, acquisti e magazzino non comunicano tra di loro e il lavoro manuale richiesto per sincronizzarle è elevato. Parlando con il personale emergono una profonda insoddisfazione, poca collaborazione e una comunicazione assente. Non ci sono job description e procedure da seguire. I dipendenti sono entrati senza un ruolo ben definito negli anni precedenti e nel tempo si sono occupati un po’ di tutto al bisogno, con difficoltà di definire le responsabilità. Questo ha portato a sovrapposizioni, duplicazioni o in casi estremi all’avere attività orfane perché di competenza di nessuno. 

Vuoi sapere come Marco ha risolto i suoi problemi? 

Marco ha capito che da solo non sarebbe riuscito a farcela perché non poteva seguire sia il business sia la riorganizzazione aziendale. Inoltre il fatto di essere “dentro” all’azienda non gli avrebbe permesso di essere obiettivo ed efficace. Tuttavia sapeva che doveva agire quanto prima per evitare che la situazione diventasse esplosiva in ufficio. 

L’approccio sistemico richiesto per affrontare tutto ciò prevede una serie di competenze che non è facile reperire sul mercato, tantomeno pensare che basti qualche corso di formazione generico (nei pochi casi in cui vengono seguiti) per portare i dipendenti ad un livello minimo tale da poter riconoscere le difficoltà del business e trovare soluzioni idonee e su misura.

Un serio ostacolo nei grandi cambiamenti aziendali è proprio il fatto di essere parte dell’organizzazione: quando si è inseriti in una gerarchia, indifferentemente dal livello, agire come elemento del cambiamento vorrebbe dire svincolarsi da tali legami e assumere poteri che non sono quelli della posizione originale. Come tutti i dipendenti sanno bene, si tratta di pura utopia. 

Una serie di colloqui e interviste ci ha permesso di identificare i bisogni (espressi e non), di raccogliere le richieste del management e definire quali aree fossero critiche. Abbiamo poi preparato un report as is / to be, dove abbiamo confrontato la situazione attuale con quella ideale futura. 

A Marco abbiamo consigliato di lavorare su più aree:

  • Organizzazione, con la mappatura dei flussi di lavoro e delle procedure
  • Risorse Umane, con il disegno di un organigramma, job descriptions e ruoli
  • Tecnologia, con l’inserimento di ERP a sostituzione del vecchio gestionale presente e per le aree non ancora coperte
  • Formazione, con la creazione di corsi ad hoc per le necessità aziendali
  • Relazione, con il counseling aziendale ed il coaching
  • Comunicazione, con l’inserimento di strumenti collaborativi

D’accordo con Marco abbiamo steso un piano d’azione per il quale abbiamo agito come project manager, coordinando gli altri fornitori nel rispetto degli obiettivi strategici identificati. C’è stata una forte resistenza iniziale da parte dei dipendenti, ma avendo considerato in anticipo le azioni necessarie di change management dopo soli tre mesi Marco ha potuto vedere i primi risultati di performance e finanziari. Quando si avvia un processo di cambiamento profondo bisogna considerare che mentre alcune attività hanno una durata definita e pianificabile, altre sono attività di miglioramento continuativo o che devono essere ripetute con una certa frequenza.  

Selvaggia Fagioli

Se come Marco anche tu vuoi fare qualcosa per cambiare la tua situazione, iscriviti alla nostra newsletter per essere aggiornato sulle prossime uscite del blog e sulle nostre attività.

Abbiamo pensato ad una serie di post nei quali affronteremo alcune tecniche di strategia e ti forniremo consigli pratici su come applicarli efficacemente in azienda. Ma non solo, per tutti coloro che hanno un’idea o una startup, ci saranno consigli utili nati dalla nostra esperienza diretta. 

Negli articoli successivi affronteremo i seguenti argomenti:

  • Business Model
  • Analisi di mercato
  • Analisi della competizione
  • Analisi interna
  • Strategie ICT per aumentare la competitività
  • Strategie di promozione e scelta dei canali di vendita
  • Il processo di idea e sviluppo lean
  • La comunicazione efficace mediante il processo di counseling aziendale
  • Opportunità di internazionalizzazione
  • E tanti altri!